Conditions particulières

1. Modalités d'inscription

Les inscriptions se font via notre site internet : www.bdk4u.be.

Si vous êtes dans l’incapacité de réserver en ligne, vous pouvez contacter notre bureau (du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00) au +32(0) 63/43.30.49.

 

Une fois votre réservation effectuée, vous recevez automatiquement un e-mail récapitulatif de votre réservation. Vous recevrez ensuite une confirmation d’inscription reprenant le montant exact à payer et les échéances à respecter. 

2. Prix

Le prix du séjour comprend :

  • le voyage aller et retour en autocar de luxe
  • le logement en pension complète (eau à volonté pendant les repas)
  • les draps de lit et les essuies de toilette à l’hôtel
  • les frais de réservation
  • un tee-shirt
  • un sac de plage

Le prix ne comprend pas :

  • la taxe de séjour à payer en liquide sur place (1€/pers/jour, max. 7 jours)
  • la caution de 100 € à payer par virement bancaire 
  • les assurances
  • le supplément chambre double (90 €/personne)

BDK vous laisse également la possibilité de vous rendre en Espagne par vos propres moyens. Dans ce cas, une réduction vous est accordée et le séjour de 6 nuits à l’hôtel revient au prix de 385 € par personne. Il est impératif de nous faire part de cette décision lors de votre réservation, et ce, via la case « Commentaire ».

3. Assurances

Vous avez la possibilité de souscrire à une ou plusieurs assurances :

»  Assistance  25 €
»  Annulation  30 €
»  Complète (assistance + annulation)  40 €
»  Assurance full (assistance + annulation + échec scolaire) 85 €


Petites précisions sur les assurances :


Assurance assistance :

Les conditions générales de l’assurance assistance sont téléchargeables sur notre site internet www.bdktravel.be dans "Stages 6-18" et "Documents importants".


Assurance annulation :

Cette assurance ne vous permet pas d’annuler le séjour pour des raisons quelconques. L’assurance annulation n’est valable que pour motif d’hospitalisation du client sur base d’une attestation de l’hôpital. Attention, un simple certificat médical ne suffit pas. Vous trouverez ci-dessous les motifs d’exclusion qui sont d’application tant vis-à-vis de l’assuré que vis-à-vis des personnes dont l’état médical est à l’origine de la demande d’intervention.

Sont toujours exclus les dommages, maladies, états de santé, accidents ou décès résultant :

  • de maladies préexistantes à un stade très avancé ou terminal de personnes qui ne sont pas assurées par le contrat au moment de la réservation du voyage ;
  • d’un état d’intoxication d’alcool (supérieur à 0,5 g/l) ou sous influence de stupéfiants, de calmants ou de médicaments non prescrits par un médecin agréé ;
  • d’un accident occasionné par le fait que le conducteur se trouvait en état d’intoxication d’alcool ou sous influence de drogue ou de stupéfiants et où la personne qui est à l’origine de la demande d’intervention de l’assureur était passager ou convoyeur ;
  • des états dépressifs et les maladies mentales ou nerveuses sauf s’il s’agit d’une première manifestation ;
  • des interruptions volontaires de grossesse ;
  • d’un tremblement de terre, d’une éruption volcanique, d’un raz-de-marée, d’une inondation ou d’une autre catastrophe naturelle ;
  • des actes de terrorisme, de guerres, des révoltes, des insurrections, des grèves ;
  • des incidents ou accidents survenus au cours d’épreuves motorisées (courses, rallyes, compétitions, raids…) lorsque le participant y est présent en qualité de concurrent ou d’assistant du concurrent ;
  • des effets thermiques, mécaniques, radioactifs et autres résultant de toute modification dans les parties d’atomes ou radiations de radio-isotopes ;
  • de l’insolvabilité ;
  • des retards causés par les embarras de la circulation récurrents et prévisibles ;
  • de toute raison donnant lieu à l’annulation, transformation ou compensation et qui était connue au moment de la réservation du voyage ou de la souscription du contrat d’assurance ;
  • d’événements survenus en dehors des dates de validité du contrat.

Assurance échec scolaire :

L’assurance échec scolaire n’est valable que pour les étudiants qui sont dans l’enseignement secondaire. Elle est d’application pour les participants qui doublent leur année scolaire ou qui ont une deuxième session. Dans les deux cas, une copie de l’attestation scolaire devra nous parvenir par email info@bdk4u.be au plus tard 3 jours avant le départ. Sans cette dernière, le remboursement n’aura pas lieu. Le montant du séjour, avec une franchise de 85 € pour les frais de dossier, sera remboursé au compte bancaire donneur d’ordre. 

4. Modalités de payement

Le payement de l’acompte d’un montant de 180 € et les assurances éventuelles sont à payer par virement bancaire dans les 5 jours ouvrables à la réception du mail de confirmation. Le solde est quant à lui à payer au plus tard 4 semaines avant le départ. Si la réservation a lieu moins d’un mois avant la date de départ, la totalité du montant doit être payée par virement bancaire dans les 5 jours ouvrables.

 

Pour les éventuelles inscriptions de dernières minutes, le payement est exigible à la réservation et au plus tard la veille du départ. Dans ce cas, une preuve de payement papier sera exigée au départ lors de la prise en charge autocar.  

 

Un système de rappels automatiques est en place. Afin d’éviter tout désagrément, nous vous demandons de respecter ces délais.

5. Politique d'annulation

Une fois votre réservation validée, il ne vous est plus loisible de vous désinscrire sans engendrer des frais supplémentaires. Ne faites donc pas cette démarche à la légère, des frais de dossier de 180 € ainsi que le montant relatif aux assurances vous seront automatiquement facturés.

 

Annulation de votre part (avant le départ) :

Votre demande d’annulation devra se faire par email à l’adresse info@bdk4u.be avec accusé de réception.

  • Annulation + de 30 jours avant le départ                       180 € de frais de dossier
  • Annulation de 30 à 10 jours avant le départ                  50 % du prix du séjour
    • → avec un min de 180 €
  • Annulation – de 10 jours avant le départ                       100 % du prix du séjour

 

Annulation de votre part (pendant le séjour) :

Si le participant doit ou veut personnellement écourter son séjour en Espagne, celui-ci ne pourra en aucun cas réclamer un quelconque remboursement de la part de BDK.

 

Annulation de notre part :

BDK se réserve le droit d’annuler un stage si le nombre de participants n’est pas suffisant pour le bon déroulement des activités. Nous vous préviendrons par email au plus tard 20 jours avant la date du départ. Dans ces conditions, les montants déjà perçus seront remboursés par virement au compte bancaire donneur d’ordre.

6. Documents OBLIGATOIRES

Ces documents doivent OBLIGATOIREMENT être à disposition lors des trajets en car aller et retour (surtout pas dans la valise!) :

  • carte d’identité + une photocopie de la carte d'identité
  • photocopie de la carte d'identité du parent reponsable (pour les moins de 18 ans)
  • carte européenne d’assurance maladie (délivrée par votre mutuelle, veillez à la date de validité)
  • autorisation parentale et décharge de responsabilité (dûment complétée et légalisé par l'Autorité communale, pour les moins de 18 ans)

En aucun cas, ces documents ne pourront être remis aux membres du personnel BDK (responsable de car, chauffeurs, etc.). Nous ne pourrons être tenus responsables en cas de perte ou de vol de documents.

 

Pour les séjours de mineurs d’âge à l’étranger, les parents/tuteurs légaux du voyageur sont tenus de fournir au responsable de l’organisme, au plus tard 7 jour calendrier avant la date de départ, par mail ou par courrier, toutes les informations permettant d’établir un contact direct avec l’enfant et avec ses parents ou responsables légaux en cas de nécessité (document d’identité, numéro de téléphone de contact, etc.). 

7. Responsabilité civile

BDK intervient en qualité de simple intermédiaire entre le participant et le prestataire de services hôtelier. C’est pourquoi, nous déclinons toute responsabilité quant à un quelconque préjudice moral lié à la non-satisfaction du participant.

 

En cas de problème ou de plainte, le participant se doit de prévenir immédiatement, dès la survenance du problème, le responsable du séjour. Par ailleurs, BDK For You ne saurait être tenu responsable en cas de détérioration quelle qu’elle soit, de vols ou de perte d’effets personnels/d’achats appartenant au participant.

 

Toute plainte ne pourra être rédigée par l’organisateur qu’après la période de la totalité de ses activités d’été, soit septembre de l’année en cours.

 

Toute personne participant à un séjour BDK For You, doit se comporter en bon père de famille. Dans le cas contraire, l’organisation se réserve le droit de pénaliser financièrement le participant. En cas de faute grave, la sanction pourrait aller jusqu’à l’exclusion définitive avec retour à ses frais, et cela sans que celui-ci ne puisse demander un quelconque dédommagement.   

8. Prises en charge

BDK se réserve le droit de modifier un lieu de prise en charge au plus tard 7 jours avant la date de départ. Vous serez averti par courrier postal et un nouveau lieu, proche de chez vous, vous sera communiqué.

 

Le choix du lieu de prise en charge se fait lors de votre réservation en ligne. Par souci d’organisation, le lieu de départ sera identique à celui du retour. Il est impossible de modifier ce lieu une fois celui-ci choisi.

 

Nous vous demandons d’être présent au lieu de rendez-vous minimum 15 minutes avant l’heure de départ. Nous vous rappelons qu’aucune somme d’argent et/ou documents ne pourront être remis aux membres du staff BDK (responsable de car, chauffeurs, etc.).

 

Pour le retour de Lloret de Mar vers la Belgique, l’heure et le lieu de prise en charge seront communiqués au vacancier le matin même. Celui s’engage à respecter ce rendez-vous à la lettre et à prévenir immédiatement le responsable en cas de problème de dernière minute.

 

Dans le cas où, le vacancier ne se présenterait pas au lieu de rendez-vous, l’organisation sera en droit de partir à l’heure prévue afin de respecter les amplitudes légales des temps de conduite des chauffeurs.  Le retardataire, même mineur, devra alors rentrer en Belgique à ses frais et par ses propres moyens, et ce, sans pourvoir réclamer une quelconque indemnité.  

9. Trajets en autocar

Le voyage est effectué au autocar de luxe afin de privilégier l’aspect confort et la sécurité matérielle. Deux conducteurs expérimentés assurent le transfert selon la réglementation en vigueur (temps de conduite, arrêts, repos, etc.). Les organisateurs, les moniteurs ou les entraineurs présents lors du voyage en autocar assureront l’encadrement des participants et le bon respect des règles de vie.

 

Les voyages s’effectuent de nuit (WC dans l’autocar). Des arrêts sont prévus uniquement pour les changements de chauffeurs. Pensez donc à prévoir un casse-croûte pour le souper.

 

Recommandations pour le trajet en car :

  • un training ou une tenue confortable
  • un oreiller pour le confort
  • un petit déjeuner
  • un encas et de quoi se désaltérer (les boissons alcoolisées sont évidemment interdites)
  • les documents de voyage (voir point 6)

10. Bagages

Nous vous demandons de limiter les bagages à maximum 1 valise par personne (en soute) et un sac à dos ainsi qu’un oreiller (dans le car). 

11. Répartition des chambres

La répartition des chambres se fait à l’arrivée et selon les affinités. Toutes les chambres misent à votre disposition seront des chambres multiples de trois ou de quatre personnes. Les filles et les garçons seront évidemment logés dans des chambres séparées, sauf sur demande écrite.

 

Pour les éventuels couples, un supplément « chambre double » de 90 €/pers. vous sera facturé. Nous vous demandons de nous en faire part lors de votre réservation via l’onglet « Commentaire », ce afin de vous assurer toute disponibilité relative au type de chambre.

 

Le jour du départ, les participants se doivent de libérer leur chambre pour 9h00 au plus tard. Ceux-ci pourront, tout de même, continuer à profiter de l’infrastructure de l’hôtel jusqu’au départ autocar prévu aux alentours de 21h.

12. Encadrement

Les séjours BDK4U sont des séjours libres. Aucun encadrement n’est prévu sur place. Une liste des activités et visites de la région sera mise à disposition des participants afin de leur faciliter la vie durant leurs vacances.

13. Perte - vol - dégradation

BDK4U décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou de détérioration d’objets.  Nous vous conseillons donc de contracter une assurance familiale dans le cas où un incident de la sorte se produirait. 

14. Droit à l'image

Dans le cadre de nos séjours en Espagne, il arrive que les participants soient photographiés ou filmés. Ces photos et ces vidéos peuvent être utilisées dans nos outils de communication, à savoir : site internet, page Facebook, publicité, etc. L’inscription à un séjour vaut pour accord d’être ainsi photographié/filmé. En cas de refus de cette clause, le participant devra envoyer un e-mail à info@bdk4u.be avant le départ. 

15. Assurance insolvabilité financière

BDK4U (A5664) est assurée conformément à l’article 36 de la loi du 16.02.1994 régissant le contrat d’organisation de voyages et le contrat d’intermédiaire de voyages, ainsi qu’à l’Arrêté Royal du 25.04.1997 afin de respecter les engagements envers le voyageur en cas d’insolvabilité financière.

16. Restitution de la caution

La caution d’un montant de 100 € vous sera restituée dans les 15 jours ouvrables à dater de votre retour en Belgique.

  • la caution servira en cas de casse ou de détérioration de matériel ou d’équipement, dans l’établissement hôtelier, dans les autocars, etc. (cfr. responsabilité civile, point 7) ;
  • si le montant de celle-ci ne suffisait pas, le vacancier s’engage à verser la différence sur présentation de la facture ;
  • cette caution pourra également servir en cas de non-respect des règles de vie mises en place par BDK4U (par exemple, en cas de vol, etc.)
  • ATTENTION ! Toutes les consommations devront impérativement être payées lors de la commande (par exemple, les communications téléphoniques internes ou externes depuis la chambre d’hôtel, les notes de frais du bar, les excursions réservées, etc.) 

17. Pour les moins de 19 ans

Chacun est entièrement responsable de ses actes durant toute la durée du séjour. BDK4U ne peut en aucun cas être tenu responsable de quoi que ce soit, ce séjour étant exclusivement à destination des personnes adultes et responsables.

Pour toute personne qui n’accepterait pas cet état de faits, il existe des séjours pour les enfants âgés entre 8 et 18 ans avec encadrement 24/24 heures, à découvrir sur notre site internet www.bdktravel.be.

Nous mettons néanmoins un coordinateur sur place pour les moins de 19 ans qui pourra répondre à leurs questions et les assister en cas de problème éventuel. C'est pourquoi les moins de 19 ans doivent payer une cotisation de 70€ pour pouvoir partir.

En cas de falsification d’identité prise en flagrant délit, BDK4U s’autorise le droit immédiat de transférer un enfant mineur d’un séjour BDK4U vers un stage sportif encadré 24/24 heures (Platja d’Aro). Cette fraude entrainera des frais entièrement à charge du participant d’un montant égal à la différence entre le stage sportif et le séjour BDK4U. 

18. Réglement général des jeux-concours

Le présent règlement édicte les règles générales applicables à tout jeu-concours organisé par BDK S.A.. Les conditions particulières du concours sont reprises ci-dessus et dérogent, le cas échéant, aux présentes conditions générales.

1. Critères de participation

Les jeux-concours sont ouverts à toute personne majeure domiciliée en Belgique au moment du concours.

Dans le cas particulier où des personnes mineures sont invitées à participer à des jeux-concours, elles le font sous la responsabilité d'un adulte, mais jamais pour des jeux d'argent.

2. Descriptif des modalités de participation et de sélection des gagnants

Plusieurs modes de participation sont possibles :

  • Internet
  • Courrier
  • Formulaire papier

De manière générale, et quel que soit le mode de participation et de sélection requise, le média se réserve le droit d'opérer une sélection parmi les participants sur base de différents critères en fonction des spécificités du jeu-concours. Ainsi, il se réserve le droit de vérifier l'adéquation des candidats à une série de conditions (disponibilité pour le gain, profil particulier, réponses correctes aux questions posées, etc).

Enfin, après identification du gagnant ainsi déterminé, celui-ci peut encore être évincé si il ne se manifeste pas dans le délai imparti défini par le jeu-concours.
Les dates et durées seront déterminées au cas par cas.

Les participants aux concours reconnaissent qu'ils pourront être disqualifiés de ceux-ci dès lors que les équipes responsables n'arrivent pas à entrer en contact avec eux par quelque mode de communication que ce soit, en ce compris dès le premier appel sans réponse.

En cas de participation par internet, les participants aux concours reconnaissent également qu'ils pourront être disqualifiés dès lors qu'ils ne répondraient pas à un courrier électronique provenant des équipes responsables dans un délai de 72H.

3. Cadeaux

Pour chaque opération, les cadeaux à gagner sont clairement présentés. Ces cadeaux sont personnels, incessibles et non susceptibles d'échange contre un autre lot ou en espèces.

4. Modalités de retrait de prix

Les gagnants recevront leur cadeau via envoi postal ou par tout autre mode désigné pour chaque jeu particulier. Le service de livraison lorsqu'il ne peut remettre le cadeau, dépose un avis de passage mentionnant ses coordonnées de façon à ce que le gagnant se mette directement en contact avec lui pour convenir d'un nouveau dépôt. En cas de non-réponse du gagnant à cet avis endéans le délai imparti suivant la première date de passage à domicile, le ou les cadeaux gagnés redeviendront la propriété de BDK S.A..

Une fois livré, le gain ou le prix est sous l'entière responsabilité du gagnant. Toute perte ou tout retour ainsi que les frais y afférents ne seront pas pris en charge par BDK S.A..

5. Identification du gagnant

Le gagnant accepte de se prêter à des opérations promotionnelles diverses, notamment par des interviews, des prises de vues et des citations de son nom à publier notamment dans la presse écrite et audiovisuelle et sur Internet.

6. Limites particulières

La participation de tout mineur d'âge sera soumise à l'accord écrit et préalable d'un parent ou d'une personne en ayant la charge.

En cas de cessation de l'activité de la société offrant le cadeau avant la livraison de celui-ci, BDK S.A. se réserve le droit d'annuler le concours ou d'en modifier le prix. En pareil cas, BDK S.A. se trouve dégagée de toute responsabilité tant à l'égard des participants qu'à l'égard du gagnant.

Lorsque le concours porte sur un évènement (foire, spectacle, concert,…) pour lequel le cadeau consiste en un ou plusieurs accès à celui-ci, en cas de décision des organisateurs de l’évènement ou des autorités de l’annuler pour quelle que cause que ce soit préalablement ou le jour de l’évènement, BDK S.A. se trouvera dégagée de toute responsabilité tant à l’égard des participants qu’à l’égard du ou des gagnant(s). Les accès gagnés pour un évènement annulé ne pourront être compensés par aucun moyen.

Toute participation jugée comme entraînant une suspicion de fraude sera également considérée comme nulle. Pourra notamment entraîner une suspicion de fraude : toute manipulation des données informatiques liées au concours et la présence de gains parmi des adresses postales proches.

Dans ces derniers cas de figure, BDK S.A. se réservera le droit de disqualifier la ou les personnes soupçonnées de fraude et/ou d’annuler le concours, sans préjudice de la mise en cause de la responsabilité du ou des fraudeurs.

7. Modalités de réclamation

Toute contestation ou réclamation relative aux jeux-concours est à envoyer par lettre recommandée à BDK S.A., rue du Boquillon 48 à 6860 Mellier.

8. Demande d'information relative au concours

BDK S.A. répondra aux demandes relatives aux jeux-concours à l’adresse suivante : info@bdk4u.be

9. Formule d'adhésion et de communication et du règlement du concours

Le fait de participer aux jeux-concours de BDK S.A. implique l'adhésion au présent règlement.

Le présent règlement est communiqué à toute personne qui en fait la demande écrite. Il est également publié sur le site internet correspondant à l'action ou sur le site générique du média organisateur.

10. Données à caractère personnel

Toutes les données à caractère personnel (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail et coordonnées téléphoniques des participants) sont conservées par BDK S.A. pour une durée de 10 ans après leur réception ou après la dernière réservation de la personne concernée dans le but du déroulement du concours et de recevoir des informations et offres de promotion sur les produits BDK S.A (si le participant a coché la case). Les données seront enregistrées dans les fichiers de BDK S.A. et sont destinées à l'usage interne. Conformément à la réglementation européenne sur la protection des données personnelles, la personne concernée peut à tout moment obtenir gratuitement l’accès à ses données à caractère personnel et obtenir la rectification de celles qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, l'effacement de ces données, la limitation de leur traitement en s'adressant à BDK S.A. via l’adresse e-mail : info@bdk4u.be. La personne concernée peut également demander la portabilité de ses données et a le droit de demander l'opposition au traitement de ses données en s'adressant à BDK S.A. via l'adresse e-mail : info@bdk4u.be. Pour plus d'informations, se référer à la charte de confidentialité présente sur www.bdk4u.be.

L'inscription à l'un de nos séjours en Espagne implique l'adhésion à nos conditions générales.